Tales from the Machine Room


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Priorities (refrain)

I have already talked about "priorities" and what they mean most of the time (nothing), so why not to talk more about it?

Priorities are those magical things (they have to be magical since they keep disappearing and re-appearing at random intervals, mostly when money are called for) that should decide which "things" are done first and which "things" are not done ever. Unfortunately, the reality-bending-effect of "this is my lovely little ponyproject" more often than not is in full effect when the corresponding in-charge manager looks at the long list of stuff that is supposed to be done and then compare with the (very) short list of peoples that can do the stuff (let's not talk about the budget or I'll have to weep).

So it happens that things that are apparently cheap and simple and potentially useful are postponed to "when the hell will freezes over" while stuff that are maybe also sort-of-simple but definitively not cheap and don't even register on the "useful-o-meter" get pushed harder than a car that won't start on sunday morning late for the football match.

And this bring us to talk about... my company! The place where I work (or try to). If you've followed my tales along the ages, you should have realized that my company isn't really "special" in any way, is more or less average in term of "cluesness". However, since I work here, is the place that I know better.

During the years I've changed job a few times but one constant that I noticed is that there is something odd that always happens with Meetings and Meeting Rooms: somehow there are always more meetings than meeting rooms and whoever is organizing a meeting never think about "where are we going to talk".

Now, in the past the "organization" was either done with a full-physical system (aka: whiteboard and marker to write down who is going to sit where) or with a combination of "electronic" system (from an ad-hoc website written by your truly to some various off-the-shelf solution). And recently, also some "dedicated app" for that. Doesn't really matter the "way" the organization is done, somehow, somebody has to actually look up which room is available, where and when and do something to "book" it before somebody else does. And is this "do something" that is apparently a terrible problem.

Long time ago, $bunchofshrimps attempted to charge our receptionist of the "booking" duty, but she threatened the manager in charge of physical body harm so they immediately retreated, then they came up with the idea of using tablets hanged outside the meeting room. That also got canned pretty fast. But this gives you an idea of how this "problem" is felt.

Now, we have meeting rooms (what a surprise) and peoples that uses them. A lot of peoples in fact. Way more than meeting rooms. So there is always a wild goose chase after the unreachable treasure: the free meeting room.

What happens more often than not is that somebody calls a meeting, everybody shows up at his table and then the whole group begins to wander the office in search of an empty room. If one is located, the whole bunch get in and start laying down laptops, papers and whatnot, then about 90 seconds later, another group shows up, the group-honcho poke his head in and asks "did you reserved this room? then GET OUT!". So the first group packs up and leave for greener (or not) pastures. In many cases you'll find them standing in the hall, precariously holding laptops in mid air, and trying to look casual like they planned it and completely NOT missing a table and chairs to rest their behinds. This when they don't decide to occupy the nearby bar where everybody has to get at least one drink (the bar owner is getting richer by the minute).

The Master Tool for meeting and room booking is Outlook with the attached Exchange, we (as many other business) have a O365 subscription that also have built-in tools for this kind of things, everybody can see which room is busy and for how long. What "normal" users can't see, is who reserved it and for what. That makes sense. Sometimes ago, our SL, tired of hearing wailing and teeth gnashing about this "meeting room" problem, decided to ask us (aka: IT) what can we do to solve it.

I tried to point out that there is, really, no "problem". If the person in question instead of complaining could do his part of the deal, that is, look up for a meeting room BEFORE calling the meeting and then "adjusting" the time until an actual room is available and BOOK the room, then there would be no problem and everybody would be a lot happier. But it's the real universe we're talking about where "sensible" and "logical", apparently, do not exists.

Then SL, that incidentally is the same guy that wanted to have the big screen around the office to show off graphics and other "stuff", and that prompted me to write a nice article about how I used/configured a bunch of RaspberryPI to "drive" the screens, turn out with an Idea (notice the capital 'i').

Since we're now "part" of $immenseretailer, and those guys are using a lot of thoese e-ink price tags in their shops, how about we get some of those and use them to show "free/busy" on the meeting room themselves? Like a sign on the door, but the sign can be "changed" remotely.

Yeah, nice. Now, let's see what are the problem of this "idea". First of all, we can't just get them from $immenseretailer, we'll need to BUY the stupid things, that normally came with a minimum order of 100 and they cost between 10 and 20 euro each, plush shipping and taxes if you buy them directly from the manufacturers. I don't need to say that we don't have even close to 100 rooms.

When SL suggested that we could use them for "other stuff" I asked "what kind of 'stuff' did he had in mind" and got no answer. Figures.

Second problem is those things are not using 'normal' WiFi, they run their own proprietary protocol that require a separate infrastructure, that also need to be bought and installed, it probably came with its own host of security-related problems and probably also require stuff that we don't have (since we never had to use or maintain these things).

And then, dulcis in fundo, somehow we need to "attach" those things to the existing Exchange agenda (because we don't want to have to update those things by hand).

In other word, what is actually a 5-minute-job for the person organizing the meeting, is going to turn into a massive headache, money expenses, installation, configuration and development... And all this STILL require the person to actually BOOK the room, otherwise nothing changes.

And all this should have an higher priority versus hiring more people to replace the ones that had just left, working on a complete redesign of the website, development of new software and "apps" and a full-scale migration of the whole infrastructure from $wehoststuff to Google and a bunch of other stuff that, IMHO, were a lot more important than "booking of the meeting room".

When I spelled out all this to SL he actually acknowledge that this was not exactly a "solution" but was going to "put the problem front and center to the meeting manager to avoid confusion and waste of time".

Me - You mean that peoples won't simply ignore the signs and walk into any room that is not actually occupied and then have to be kicked out?
SL - Well, if the sign says that the room is busy it should be clear that is busy even if is not occupied at the moment, so it shouldn't be occupied without first checking...

While he was talking, the meeting room behind me was actually empty but had a nice post-it on the door that read "busy", cue a bunch of people with laptops shuffle in, a few seconds later another bunch of people shows up and promptly kick the first group out with comments like "can't you read the sign on the door?".

SL was almost succesfull at keeping his face straight. Almost.

Davide
01/04/2019 14:48

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Comments are added when and more important if I have the time to review them and after removing Spam, Crap, Phishing and the like. So don't hold your breath. And if your comment doesn't appear, is probably becuase it wasn't worth it.

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Messer Franz By Messer Franz - posted 13/05/2019 08:50

Porte sale riunioni chiuse a chiave.

Le chiavi le ha una sottosottosottosegretaria che le dà a chi le ha prenotate, sulla base di una tabella che ha...cartacea, lavagna o, se volete fare i fighi, una web application di uso interno ci si mettono 20 minuti a farla, con una tabella a riquadri (sale/ore) con verde="libera", rosso="occupata", giallo="riunione terminata prima del previsto, anche se era prevista per un tot adesso è libera"....

Finita la riunione si riporta la chiave alla segretaria; se non la si riporta lo si sa perchè la chiede il sucessivo e non c'è, a quel punto ce la si prende con il precedente usufruitore.

Oppue, di meno alto indice di gradimento manageriale ma maggior soddisfazione, trappole mortali per chi è nella sala senza averla prenotata che si attivano quando arriva il legittimo perditem....usufruitore!

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Messer Franz


marco@ Messer Franz By marco - posted 13/05/2019 12:39

 

Porte sale riunioni chiuse a chiave.

Le chiavi le ha una sottosottosottosegretaria che le dà a chi le ha prenotate, sulla base di una tabella che ha...cartacea, lavagna o, se volete fare i fighi, una web application di uso interno ci si mettono 20 minuti a farla, con una tabella a riquadri (sale/ore) con verde="libera", rosso="occupata", giallo="riunione terminata prima del previsto, anche se era prevista per un tot adesso è libera"....

Finita la riunione si riporta la chiave alla segretaria; se non la si riporta lo si sa perchè la chiede il sucessivo e non c'è, a quel punto ce la si prende con il precedente usufruitore.

Oppue, di meno alto indice di gradimento manageriale ma maggior soddisfazione, trappole mortali per chi è nella sala senza averla prenotata che si attivano quando arriva il legittimo perditem....usufruitore!

Dimentichi che tale sottosegretaria, per avere il dovuto rispetto, dovrebbe essere dotata di un'ascia, possibilmente insanguinata, a portata di mano.

La posizione ideale sarebbe sulla scrivania, posizionata, a coprire la taghetta del nome con la penna rivolta all'iinterlocutore.

Non è necessario abbia tendenze omicide, dopo un paio di settimane di richieste irragionevoli queste tendenze verranno sviluppate autonomamente.

 

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marco


trekfan1 By trekfan1 - posted 13/05/2019 09:56

Confermo che la gente non legge! E si incazzano pure se glielo fai notare che c'è un bel cartello con su scritto che quella cosa che ha appena fatto NON lo deve fare!

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trekfan1


Arne By Arne - posted 13/05/2019 15:54

Qui è tutta da ridere. Le chiavi le ha il BigBoss, che quando una riunione è finita è lì come un falco a richiederle indietro. I riunionatori folli con lui non sgarrano mica...

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Arne


Francesco By Francesco - posted 13/05/2019 18:29

Recentemente da un cliente abbia usato una simpatico device di un noto produttore che, oltre che mostrare la programmazione della sala, comanda la serratura della sala stessa.

Per sbloccarla si usa il cartellino che è censito in AD: se al termine della riunione la porta non viene chiusa la cosa viene segnalata in automatico all'HR che va di richiamo.

Funziona assai bene ed è integrato con Exchange: il device ha configurato l'account della Room

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Francesco


Luca Bertoncello By Luca Bertoncello - posted 13/05/2019 20:11

Mi sento un marziano...

Qui abbiamo una decina di sale riunioni che, per una ditta di un centinaio di persone non è poi così tanto, ma neanche così poco...

Le sale riunioni si prenotano via Outlook ed è del tutto normale, quando si invitano altre persone ad una riunione, "invitare" anche la sala. Ovviamente in Outlook si vede subito quali sale sono libere e quali no.

Raramente si vede qualcuno che fa uno spuntino in una sala riunioni intanto che finisce di scrivere un'E-Mail, ma appena entri sloggia subito.

Conflitti? Mai visti in quattro anni che son qui...

 

Saluti dall'altro capo della Galassia...

Luca

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Luca Bertoncello


Anonymous coward By Anonymous coward - posted 13/05/2019 22:51

Quando feci presente questi problemi, SL in effetti ammise che non era proprio una "soluzione" ma era un modo per "mettere il problema al centro dell'attenzione dell'organizzatore del meeting e quindi evitare confusione e spreco di risorse".

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OOOOOKKKKKKKEEEY!

E dopo questra frase, io ho immaginato questo:

T1. BD in piedi, braccia lungo il corpo e un sottile filo di fumo che esce dalla canna della calibro 44.

T2. il cadavere di SL a "culo busone". Spiego: dicesi "culo busone" quando l'individuo e' in ginocchio con la guancia appoggiata al pavimento (e quindi le natiche stanno all'aria).

T3. la parte superiore sinistra (diciamo dal naso escuso in poi, quindi zigomo, occhio, parte del cranio, ecc) della testa di SL che, sotto forma di liquida poltiglia sanquinolenta, sporca tutta la parete dietro il cadavere.

Che Ispettore Callagan/Kenshiro-prima-di-liberare-Giulia levatevi proprio....

Ovviamente il colpo e' partito in T0, ma noi siamo stati colti di sorpresa dallo sparo e ci siamo voltati solo dopo il tonfo del cadavere...

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Anonymous coward


Anonymous coward By Anonymous coward - posted 14/05/2019 07:27

Ma che stramailcazzo avranno da dirsi, tutta sti cialtroni? riunioni, riunioni, riunioni.... MA CHE ANDASSERO A LAVORARE *VERAMENTE*, CRIXXO!!

me li vedo, la mattina alla macchina del caffe':

IDIOTA1: nooo, solo adesso mi ricordo che avrei dovuto fare ABC!

IDIOTA2: Azz, bel problema, e adesso come te ne esci?

IDIOTA1: mmm, sai che c'e'? Adesso indico un riunione sul fatto di come non si debba segnarsi le cose per non dimenticarsele.

IDIOTA2: oh, grande idea! senti, fammi venire: cosi, con la scusa di partecipare, mi porto il portatile e ho almeno un paio di ore buone per aggirnarmi il profilo di facebook.

 

oppure:

IDIOTA1: ma sai che ultimamente facciamo un po' troppe riunioni?

IDIOTA2: si, e' vero.

IDIOTA1: mmm, sai che c'e'? Adesso indico un riunione sul problema che indire troppe riunioni porta ad un calo della produttività.

IDIOTA2: grande! Oh, mettimi nell'elenco dei partecipanti, eh?

 

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Anonymous coward


Guido By Guido - posted 15/05/2019 08:08

Ah le priorita'. Mi ricorda $SERVIZIO della cui dismissione sento parlare da almeno 2 anni. Qualche tempo fa arrivano i $SARCHIAPONI con il fatto che la sostituzione di $SERVIZIO e' prioritaria. Lavoro eseguito a tempo di record in 1/2 settimane - in questo momento e' fermo li' da 2 mesi. Se ne ricorderanno quando ormai mi saro' scordato quasi tutto e tornera' nuovamente prioritario. Ovviamente quando se ne ricorderanno le specifiche saranno totalmente diverse.

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who uses Debian learns Debian but who uses Slackware learns Linux


Anonymous coward By Anonymous coward - posted 15/05/2019 11:12

da noi non mancano solo le sale ma anche le sedie...

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Anonymous coward


Anonymous coward By Anonymous coward - posted 15/05/2019 14:29

Io credo che la madre di tutti i problemi sia la sparizione dell'ufficio, in cui si possonono fare piccole riunioni senza grossi problemi di prenotazione. Io questo tipo di eventi li ho visti sempre dove van di moda gli open spaces od i cubicoli, in cui per parlare in cinque si deve avere una saletta.

 

 

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Anonymous coward


Anonymous coward By Anonymous coward - posted 16/05/2019 17:20

Nella mia ditta, circa 50 dipendenti, abbiamo una sola sala riunioni.

Ne avevamo due, ma una l'abbiamo riconvertita ad ufficio.

E' anche vero che i nostri uffici più grossi contengono 5 persone, e tutti i responsabili di qualcosa hanno un ufficio singolo personale con abbastanza spazio per una mini-riunione.

E che in caso di emergenza, per le riunioni informali o per le crocifissioni abbiamo una sala mensa che ci può contenere tutti.

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Anonymous coward


Anonymous coward By Anonymous coward - posted 18/05/2019 11:04

Riunione = ottima scusa per:

A. non lavorare 

B. vedere quel pezzo di sorca del secondo piano

C. spostarsi dalla propria scrivania

D. avere finalmente 4 pareti intorno.

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Anonymous coward


Anonymous coward By Anonymous coward - posted 30/05/2019 12:24

In $NoiSiamoPiùVeloci, da un sondaggio interno è emerso che "in questa azienda si fanno troppe riunioni".

Il top management ha preso molto seriamente la segnalazione ed è subito corso ai ripari, pubblicando sulla intranet un articolo nel quale si informa che per affrontare la problematica e migliorare la produttività sono state organizzate cinque riunioni.

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Anonymous coward


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